In de moderne werkwereld draait alles om efficiëntie. Met een eindeloze stroom van taken, informatie en to do lijstjes is het essentieel om je workflows zo effectief mogelijk in te richten. AI biedt hierin voor iedereen een enorme kans, en één van de krachtigste tools hierin zijn Custom GPT's. Deze op maat gemaakte AI-modellen kunnen repetitieve taken voor je automatiseren. Door de stappen die je voor je werk, of hobby vaak doorloopt in kleine stukjes op te breken kun je specifieke assistenten maken die complexe opdrachten uitvoeren op jouw specifieke manier.
Maar hoe zorg je ervoor dat AI precies doet wat je wilt? Hoe richt je je workflows zo in dat je geen kostbare tijd verspilt aan het telkens opnieuw schrijven van uitgebreide prompts? Bij Synthwave Solutions hebben we hiervoor de DUID-methode ontwikkeld. Dit framework helpt je om duidelijke, doelgerichte prompts te schrijven die je Custom GPT’s effectief aansturen.
In deze blog ontdek je hoe de DUID-methode werkt, hoe je deze toepast om je workflow te optimaliseren, en hoe onze Custom GPT, de Prompt Engineer, je helpt om snel en efficiënt nieuwe GPT's te creëren om je workflows te automatiseren en meer uit je tijd te halen!
Wat is een Custom GPT?
Het automatiseren van workflows met AI klinkt misschien als toekomstmuziek, maar dankzij Custom GPT's is dit tegenwoordig makkelijk te regelen voor elke professional. Custom GPT's zijn AI-assistenten die je speciale instructies en bestanden mee kan geven zodat chatGPT al zijn intellect kan gebruiken voor de taak die jij wilt doen. Ze zijn ontworpen om specifieke en herhalende taken uit te voeren.
Het meest voor de hand liggende voordeel van Custom GPT's is de enorme hoeveelheid tijd die je bespaart. In plaats van elke keer een lange en gedetailleerde prompt te schrijven, kun je een Custom GPT trainen die precies weet wat jouw werkroutines en voorkeuren zijn. Dit betekent dat je niet steeds opnieuw moet beginnen, maar gebruik kunt maken van een vooraf getraind model dat jouw specifieke workflows en context begrijpt. Naast tijdsbesparing biedt het gebruik van Custom GPT's ook een groot voordeel op het gebied van consistentie. Door vastgestelde formats en richtlijnen mee te geven kun je sterke output krijgen die consistent is en aansluit bij jouw werkwijze.
Voorbeeld:
Stel dat je regelmatig intake fomulieren moet uitwerken volgens een standaard format. In plaats van elke keer een document handmatig op te stellen, kun je een Custom GPT trainen die dit proces voor jou automatiseert, precies volgens jouw methode & format. Je hoeft alleen maar relevante data aan te leveren, en de AI doet de rest: van het analyseren van de gegevens tot het genereren van een persoonlijk intake formulier dat perfect aansluit bij jouw manier van werken..
Hoe Custom GPT's jouw werkdag vereenvoudigen
Denk even goed na over al het repititieve werk dat je elke dag moet doen: e-mails schrijven, Documenten opstellen, data analyseren of klantvragen beantwoorden. Dit soort taken slurpt tijd en energie, die je veel beter strategisch kunt besteden aan het menselijke deel van je werk! Hier komt de kracht van Custom GPT's in beeld. Een op maat gemaakte GPT kan je helpen door een groot deel van deze taken te automatiseren, waardoor je je kunt richten op het werk dat écht impact heeft.
Met een Custom GPT die specifiek is getraind op jouw unieke processen en werkwijze, kun je taken automatiseren die anders veel tijd zouden kosten. Maar hoe werkt dat precies in de praktijk?
1. Automatisering van repetitieve taken
Eén van de grootste voordelen van Custom GPT's is dat ze repetitieve taken kunnen overnemen. Denk bijvoorbeeld aan het opstellen van standaard e-mails, Het invullen van standaard templates, of het opstellen van rapporten. Een Custom GPT kan al deze handelingen zelfstandig uitvoeren, mits je het op de juiste manier aanstuurt.
Voorbeeld:
Je wilt een wekelijkse update-e-mail sturen naar je team, gebaseerd op gegevens uit verschillende afdelingen. In plaats van deze e-mails elke week handmatig te schrijven, kun je je Custom GPT de opdracht geven om automatisch de nodige gegevens te verzamelen en een e-mail op te stellen volgens het format dat jij hebt opgegeven. Het enige wat jij nog hoeft te doen, is de e-mail te verzenden (of zelfs dat kan geautomatiseerd worden!).
2. Consistentie in je werk
Een ander voordeel van Custom GPT's is de consistentie die ze bieden. Soms heb je voor een grote klus enorm veel data die je allemaal nodig hebt. Denk aan eerdere voorstellen, trancripten, parapluplannen en andere relevante documenten. Je kan nu een assistent maken die gespecialiseerd is in jouw klus en altijd de relevante bestanden en context bij de hand heeft.
Voorbeeld:
Stel dat je regelmatig intake fomulieren moet uitwerken volgens een standaard format. In plaats van elke keer een document handmatig op te stellen, kun je een Custom GPT trainen die dit proces voor jou automatiseert, precies volgens jouw methode & format. Je hoeft alleen maar de relevante data aan te leveren, en de AI doet de rest: van het analyseren van de gegevens tot het genereren van een persoonlijk intake formulier dat perfect aansluit bij jouw manier van werken.
3. Workflowoptimalisatie in kleine stappen
Custom GPT's zijn niet alleen handig voor grote projecten, ze kunnen ook helpen bij het optimaliseren van je dagelijkse workflows, stap voor stap. Een goed getrainde GPT kan fungeren als een assistent die met je meedenkt en je helpt om complexe taken op te splitsen in beheersbare stukjes.
Voorbeeld:
Stel je voor dat je werkt aan een marketingcampagne en je wilt elke stap van de campagne zorgvuldig plannen, van de eerste strategie tot de uiteindelijke evaluatie. Je Custom GPT kan je helpen door elk deel van de campagne te structureren. Het kan bijvoorbeeld automatisch een lijst van actiepunten genereren, reminders instellen en zelfs taken toewijzen aan teamleden. Op die manier hoef je je niet meer bezig te houden met de minutieuze details, maar kun je je richten op de grotere strategie.
Door gebruik te maken van deze op maat gemaakte AI-tools, zoals Custom GPT's, wordt je werkdag niet alleen eenvoudiger, maar ook efficiënter en productiever. Je hebt meer tijd voor de taken die écht belangrijk zijn en kunt erop vertrouwen dat je AI het dagelijkse onderhoudswerk doet.
De kracht van de DUID-methode
Om het meeste uit je Custom GPT's te halen, is het essentieel dat je de prompts helder en gestructureerd opstelt. Zie het als een soort geest in een fles, je mag alles wensen, maar hoe je je wens verwoordt is heel belangrijk voor wat je krijgt! Dit is waar de DUID-methode bij helpt. De DUID-methode staat voor Doel, Uitleg, Instructie, Details en helpt je om na te denken over wat je wilt bereiken en hoe je dat het beste kunt communiceren naar je AI-assistent. Laten we de methode stap voor stap bekijken:
Doel
Dit is de eerste en belangrijkste stap. Het doel van je prompt moet duidelijk zijn. Wat wil je dat de GPT precies doet? Misschien wil je een rapport laten analyseren, een marketingtekst laten schrijven, of klantfeedback samen laten vatten. Hoe concreter het doel, hoe beter de AI zal presteren. Denk aan het vaststellen van het eindresultaat en de gewenste format die je van de GPT verwacht.
Voorbeeld:
Je wilt dat je GPT een marketinganalyse uitvoert op basis van klantgegevens. Je doel zou dan kunnen zijn: “Creëer een overzicht van de belangrijkste klantentrends op basis van feedback over het afgelopen jaar.”
Uitleg
Hier geef je de achtergrondinformatie of context die de GPT nodig heeft om de opdracht goed uit te voeren. Door de GPT deze context te geven, zorg je ervoor dat je assistent niet alleen begrijpt wat hij moet doen, maar ook waarom het belangrijk is. Dit helpt de GPT om betere en meer relevante antwoorden voor jou te genereren.
Voorbeeld:
"Ons bedrijf heeft het afgelopen jaar klantfeedback verzameld via verschillende kanalen, waaronder e-mail, enquêtes en sociale media. We willen deze feedback analyseren om te begrijpen welke trends er zijn in klanttevredenheid en klachten."
Instructie
Dit is het hart van je prompt. Hier geef je de GPT specifieke opdrachten. Zorg ervoor dat deze instructies duidelijk en uitvoerbaar zijn. Probeer complexe taken op te delen in kleinere, beheersbare stappen, zodat de GPT weet wat er verwacht wordt en stap voor stap te werk gaat.
Voorbeeld:
"Analyseer de klantfeedback en identificeer de drie meest voorkomende klachten en suggesties. Geef voor elke klacht en suggestie een korte samenvatting en identificeer mogelijke oplossingen."
Details
Hier specificeer je eventuele extra informatie, beperkingen of aandachtspunten. Wil je dat de output binnen een bepaald woordenaantal blijft? Moet de GPT alleen focussen op bepaalde datapunten? Deze details zorgen ervoor dat de GPT zich richt op wat voor jou het belangrijkst is.
Voorbeeld:
"Maximaal 300 woorden per trend. Focus op feedback van klanten die het afgelopen jaar minimaal drie keer een product hebben aangeschaft."
Door je prompts op deze manier op te bouwen, weet je zeker dat de AI het werk efficiënt en op jouw manier uitvoert, zonder dat je steeds terug hoeft te grijpen naar lange, ingewikkelde prompts.
De DUID-methode biedt structuur en duidelijkheid, wat cruciaal is bij het aansturen van AI-modellen zoals ChatGPT. Door de tijd te nemen om je doel helder te formuleren en je instructies duidelijk te maken, kun je de output van de AI sterk verbeteren. Bovendien helpt deze methode je om op een consistente manier prompts te schrijven, waardoor je niet elke keer opnieuw het wiel hoeft uit te vinden.
Het grootste voordeel? Je kunt deze methode gebruiken om de ChatGPT zelf prompts te laten schrijven voor andere Custom GPT's, wat betekent dat je steeds sneller en efficiënter werkt naarmate je meer workflows automatiseert.
Hoofdstuk 4: De Synthwave Prompt Engineer – Jouw Praktische Tool voor Custom GPT's
In de vorige hoofdstukken hebben we het gehad over de DUID-methode en hoe je met Custom GPT's je workflows kunt optimaliseren zonder steeds lange prompts te hoeven schrijven. Nu introduceren we de Prompt Engineer, onze speciaal ontworpen tool die je helpt om snel en efficiënt nieuwe Custom GPT's te creëren die perfect aansluiten bij jouw behoeften.
Wat is de Prompt Engineer en waarom zou je het gebruiken?
De Prompt Engineer is een op maat gemaakte GPT die we hebben getrained op ons DUID framework en alle inzichten die we hebben opgedaan met onze 3 jaar ervaring binnen AI. Het is een assistent die jou ondersteunt bij het ontwerpen en genereren van effectieve system prompts voor je Custom assistenten. Het unieke aan de Prompt Engineer is dat hij niet alleen prompts voor je schrijft, maar ook met je meedenkt om de best mogelijke oplossing te vinden voor jouw specifieke situatie.
Waarom de Prompt Engineer gebruiken?
- Tijd besparen: Je hoeft niet telkens opnieuw uitgebreide prompts te schrijven; de Prompt Engineer doet het zware werk voor je.
- Kwaliteit garanderen: Dankzij onze investering in de training van deze tool, krijg je hoogwaardige system prompts die effectief zijn.
- Gebruiksgemak: Of je nu precies weet wat je wilt of nog hulp nodig hebt bij het uitwerken van je idee, de Prompt Engineer begeleidt je door het hele proces.
Hoe gebruik je de Prompt Engineer?
De Prompt Engineer is eenvoudig in gebruik en past zich aan jouw behoeften aan. Zo werkt het:
1. Direct aan de slag met duidelijke instructies
Als je al weet wat voor Custom GPT je wilt maken, kun je de Prompt Engineer een duidelijke opdracht geven. Hij genereert dan meteen de juiste system prompt voor je.
Voorbeeld:
"Schrijf een system prompt voor een Custom GPT die mijn e-mails herschrijft in mijn persoonlijke tone of voice, met een vriendelijke en professionele stijl. Hier zijn voorbeeld emails waar ik de tone of voice op wil baseren."
De Prompt Engineer zal op basis van deze instructie een volledige system prompt voor je maken, klaar om te gebruiken. Deze prompt kan je invullen onder het kopje: instructies wanneer je een Custom GPT maakt via ChatGPT
2. Interactieve ondersteuning bij het ontwerpen
Als je nog niet precies weet hoe je jouw idee het beste kunt uitwerken, biedt de Prompt Engineer interactieve ondersteuning. Met behulp van de knoppen kun je aangeven dat je eerst wilt brainstormen of hulp nodig hebt bij het ontwerp.
Zo werkt het:
- Klik op de knop: "Help me eerst met het ontwerpen van mijn Custom GPT."
- Ontwerpmodus: De Prompt Engineer schakelt over naar een ontwerpmodus waarin hij je vragen stelt om je behoeften en doelen beter te begrijpen.
- Samen brainstormen: Hij helpt je om je ideeën te verfijnen en denkt met je mee over de beste aanpak.
- Resultaat: Uiteindelijk schrijft hij een effectieve system prompt die aansluit bij jouw specifieke wensen.
Versimpeld voorbeeldgesprek:
- Jij: "Ik wil een Custom GPT die klantinterviews analyseert en de belangrijkste inzichten samenvat."
- Prompt Engineer: "Zijn er specifieke thema's of onderwerpen waar je op wilt focussen?"
- Jij: "Ja, ik ben vooral geïnteresseerd in klanttevredenheid en suggesties voor verbeteringen."
- Prompt Engineer: "Begrepen. Ik zal een system prompt voor je opstellen die deze elementen omvat."
3. Automatisch de juiste prompts genereren
Na het gesprek schrijft de Prompt Engineer de volledige system prompt voor je uit, inclusief alle details volgens de DUID-methode. Je krijgt een kant-en-klare prompt die je direct kunt gebruiken om je Custom GPT te activeren.
Praktische toepassingen van de Prompt Engineer
Met de Prompt Engineer kun je diverse workflows automatiseren en efficiënter maken. Hier zijn enkele suggesties voor CustomGPT’s die je hiermee kunt maken:
Analyseren van transcripten
Creëer een Custom GPT die automatisch transcripten van vergaderingen of interviews analyseert en de kernpunten samenvat. Dit bespaart je uren aan handmatig werk en zorgt voor consistente rapportages.
Omzetten van intakeformulieren naar vervolgdocumenten
Heb je standaard intakeformulieren die je moet verwerken tot gepersonaliseerde offertes of plannen? De Prompt Engineer helpt je een Custom GPT te maken die dit proces automatiseert, zodat je met minimale inspanning professionele documenten krijgt.
E-mails herschrijven in jouw tone of voice
Als je vaak e-mails moet versturen en deze wilt laten aansluiten bij jouw unieke schrijfstijl, kan de Prompt Engineer een Custom GPT voor je ontwerpen die je e-mails herschrijft. Zo communiceer je altijd consistent en effectief.
Feedback op voorstellen
Wil je eerlijke en constructieve feedback op je voorstellen? Laat de Prompt Engineer een Custom GPT creëren die je documenten beoordeelt en suggesties geeft voor verbetering, gebaseerd op jouw criteria.
Assistentie bij het schrijven van voorstellen
Met een Custom GPT die je helpt bij het opstellen van voorstellen volgens jouw format of structuur, zorg je ervoor dat je niets over het hoofd ziet en altijd een professioneel document aflevert.
Dit is slechts een korte lijst met suggesties en het tipje van de ijsberg. We helpen je graag om te kijken hoe we dit specifiek voor jouw werk kunnen inzetten.
Praktijkvoorbeeld: Efficiëntie in onze eigen workflows
Bij Synthwave Solutions hebben we de Prompt Engineer ingezet om onze eigen processen te stroomlijnen. Voor onze workshops hanteren we de volgende workflow:
- Invullen van het intakeformulier
We beginnen met het invullen van een standaard intakeformulier met alle relevante klantinformatie. - Genereren van een workshopoutline
Het ingevulde formulier uploaden we naar een Custom GPT, gemaakt met de Prompt Engineer, die automatisch een gedetailleerde outline voor de workshop genereert. - Omzetten naar een draaiboek
De outline voeren we in bij een andere Custom GPT, ook ontworpen met de Prompt Engineer, die er een compleet draaiboek in Excel-formaat van maakt.
Door deze stappen te automatiseren, hebben we een proces dat normaal twee uur duurde teruggebracht tot slechts tien minuten. Dit stelt ons in staat om ons te concentreren op de inhoud en kwaliteit van de workshops, terwijl de logistieke taken geautomatiseerd zijn.
Aan de slag met de Prompt Engineer
Ben je klaar om je eigen workflows te optimaliseren en tijd te besparen? De Prompt Engineer is jouw partner in efficiëntie. Klik hier om toegang te krijgen tot de Prompt Engineer en ontdek hoe eenvoudig het is om je eigen Custom GPT's te creëren.
Tips voor optimaal gebruik:
- Wees specifiek in je instructies: Hoe duidelijker je bent, hoe beter de Prompt Engineer je kan helpen.
- Maak gebruik van de ontwerpmodus: Als je nog ideeën aan het verkennen bent, kan deze functie je veel inzichten bieden.
- Experimenteer met verschillende toepassingen: De mogelijkheden zijn eindeloos; van data-analyse tot co
Conclusie
Het inrichten van workflows met AI is niet langer iets voor de toekomst—het is een krachtig hulpmiddel dat je vandaag al kunt inzetten. Met de DUID-methode en de hulp van Custom GPT's kun je repetitieve taken automatiseren, meer consistentie in je werk brengen en vooral veel tijd besparen. Onze Prompt Engineer is jouw AI-partner die het schrijven van effectieve prompts eenvoudig maakt, zodat je in no-time nieuwe GPT's kunt creëren die precies doen wat jij nodig hebt.
Ben je klaar om zelf aan de slag te gaan? Probeer onze Prompt Engineer en ontdek hoe eenvoudig het is om Custom GPT’s te maken die jouw werkdag aanzienlijk kunnen vereenvoudigen. Heb je meer begeleiding nodig of wil je advies over hoe je geautomatiseerde workflows kunt opzetten met Custom GPT’s? Neem dan contact op met Synthwave Solutions. We staan klaar om je te helpen bij elke stap, van strategie tot implementatie, zodat je AI-oplossingen optimaal kunt benutten binnen jouw organisatie.
_11zon.webp)
